2012. október 31., szerda

Heti vagy napi tervezések

Minden hétfő reggel, a munkaidőm kezdetén megtervezem a heti feladataimat és azokat le is írom. Ez kb. fél órát vesz igénybe, és ne gondold azt, hogy ez időpocsékolás, mert bőségesen megtérül ez az idő a feladatterv követésével. A jó terv segít a lényeges dolgokra összpontosítani. 
A heti tervek mellett a munkámban napi terveket is készítek, aprólékosabbra lebontva a heti feladatokat, fontossági sorrendet felállítva a tennivalók között. Napi tervet akkor készítek, ha túl zsúfolt a munkarend, és sok a feladat, de legtöbbször a napi teendőket már fejben listázom, mert már rutinosan tudom követni a heti terv napokra lebontott teendőit (évek óta listázom a faladataimat, és kialakul egy idő után, hogy átláthatóak lesznek a tennivalók).
Az Én munkakörömben elég sok a határidős feladat (pályázatok, támogatási anyagok  benyújtása, projektek menedzselése, szerződések kötése, programok, rendezvények lebonyolítása stb.), így a leírt feladatok mellett mindig odaírom a határidőt is. Ez több okból is hasznos, egyrészt folyamatosan látom, hogy melyik projekthez mennyi idő van még hátra, mennyire kell gyorsítani a munkát, vagy még bele férnek egyéb lazább feladatok is. Másrészt mentesítem az agyamat attól a stressztől, hogy valamit nehogy elfelejtsek. És nem is szoktam.
A határidőnaplóm tökéletesen megfelel erre a célra, mert így egyben látom a tervezéseimet és visszamenőleg is ellenőrizhetem, hogy mi az, amit nem sikerült teljesíteni, és át kell vinnem a következő heti tervbe. Kialakítottam magamnak egy élvezhető tervezési folyamatot, amit nagyon szeretek csinálni. A beszámozott feladatok elé a teljesítés után piros színű mosolygós "szmájli" arcot rajzolok, jelezve, hogy ez a feladat kész. Pénteken, a munkaidő vége előtt átnézem a tervet és amit nem sikerült teljesíteni, vagy csak részben, az elé szomorú kockafejű arcocska kerül.
"Játszva kell élni az életet", mondta egy "Ismeretlen" és Én ilyen játékokkal tarkítom.

De nem csak a munkafeladatokról készítek heti tervet, hanem a hobbifeladatokról is. Ez már azért egy kötetlenebb terület, mert nem sürget semmi a megvalósításukkal, csak szeretem feljegyezni az ezernyi ötletből, hogy mi is az, amit szeretnék megcsinálni az adott héten. Ezt ugyanúgy a határidőnaplómban sorolom fel.

Tervkészítési tippjeim a feladataid elvégzéséhez

  1. Írj listát a feladataidról, napi vagy heti bontásban, ahogyan kedved tartja, és ahogyan érzed, hogy igényed van rá. Kezdetben naponta célszerű vezetni, hogy kialakuljon benned a feladatok elvégzésének fejben történő átlátása.
  2. Tudatosan szerettesd meg magaddal a tervezést. Gondold azt, hogy ez a tervezési idő nagyon jó befektetés a feladatok célirányos elvégzéséhez, és meglátod, tényleg jó érzés lesz mosolygós „szmájli” fejeket, vagy pipákat (ahogy neked tetszik) látni a papírlapon. Egy idő után rendesen örömmel fogod vezetni a listáidat, mert ráérzel majd az értékére.
  3. Rangsorold a feladatokat. Először a fontosabbakkal kezdj, hogy tudd, hogy azok el vannak végezve, és ne frusztráljon egész nap az, hogy arra már nem jut időd, pedig fontos lenne. Ilyenkor jön az, hogy bent maradunk még a munkahelyen, hogy készen legyünk, vagy hazavisszük a munkát. Na, ez a rész az, amit lassan el kell felejtened, mert vannak sokkal fontosabb dolgok is, mint a munka, és a jó tervezéssel ezt ki lehet küszöbölni.
  4. A fontos feladatok után azokat írd fel a listára, amelyeket nehezen akarsz megcsinálni, mert valami miatt csak tologatod, halogatod. Nálam ezek legtöbbször az olyan telefonos egyeztetések, amelyeket nem kedvelt ügyfelekkel kell lebonyolítani. Na, ezeket napokig tologatom, aztán csak túl kell rajta esni, ami már visszagondolva nem is olyan vészes, de napokig rányomja a bélyeget az alaphangulatomra. Ez így elkerülhető, és sokkal jobban érzed majd magadat.
  5. A nagy feladatokat darabold fel kisebbekre, ha tudod. A halogatás egyik oka az, hogy túl nagy falatnak tűnik a feladat, azt sem tudjuk, hogyan kezdjünk bele. A kisebb részfeladatokkal könnyebben boldogulunk, több kipipált rész lesz a listán az apróbb feladatok elvégzésével.
  6. Koncentrálj a feladatra, és próbáld megszüntetni a zavaró körülményeket, ne engedd, hogy elterelődjön a figyelmed, főleg a fontos feladatoknál. Gyakran azért nem érünk a listánk végére, mert sok plusz időt töltünk mással, ami nem lenne a napi feladatunk. A legnagyobb mumus ebben a Facebook, mert az apró jelzéseire rögtön reagálunk. Hát lépj ki a feladataid elvégzése idején a Facebook oldalról, kérd meg a kollégáidat, hogy ne zavarjanak, zárd be az ajtót, némítsd le a telefont stb. Azért egy-egy „szmájli” fej berajzolása után Én rá szoktam kukkantani a levelezőlistámra, megnézem, melyik kedvencemnek van új blogbejegyzése, de nem merülök bele, csak informálódok és kezdem a következő feladatot. Ehhez kell egy kis önfegyelem, amit ezzel nagyon jól fejleszthetsz.
  7. Ha sikerül minden feladatodat elvégezned, ne feledkezz meg a jutalmadról. Jöhetnek az apró örömök, ahogy jó Neked! Ha pedig maradt még a listán egy-két tennivaló, és vége a munkaidőnek, akkor azt hagyd nyugodtan másnapra, azok úgyis nem annyira fontosak.  Tudatosítsd magadban, hogy ennyi fért bele a mai napba és kész! Mára befejezted a munkát és jöhet a többi napi öröm!
Remek tippeket találsz urban:eve weboldalán is a tervezésre, a halogatás csökkentésére. Ajánlom figyelmedbe az ő gondolatait is. Nagyon használható, és ötletes tervezői lapokat is kapsz tőle. 
Nekem a napi és a heti tervezésnél a határidőnaplós listázás jött be. Belekukkanthatsz a heti terveimbe a fotók alapján.

Mennyi "szmájli" arcocska, és egy kis energia és vitaminbevitel a feladatok teljesítése között (gyümölcs és joghurt)

4 megjegyzés:

  1. Szia!

    Próbáltam korábban is véleményt írni ehhez a bejegyzéshez, de nem sikerült - nem tudom, a blogspot általában szabotál-e, vagy a dinamikus nézet... Csak azért írom, mert láttam, hogy kérted a visszajelzést a kinézettel kapcsolatban.

    Szóval azt akartam írni, hogy remek ez a bejegyzés. A naptárhasználat amúgy is nagy kihívás a számomra, pont mostanság tervezek írni róla egy vagy egynéhány bejegyzést, és a hozzájárulásodat szeretném kérni, hogy linkelhessem ezt a bejegyzést, mert nagyon inspirálónak és jól összeszedettnek tartom.

    Köszi!

    Üdv:
    Timi

    VálaszTörlés
  2. Szia Timi!
    Örömömre szolgál, hogy használhatónak tartod a bejegyzésemet, természetesen linkelheted, ez nem kérdés. Bár látod tanulok tőled is, mert Én nem szoktam engedélyt kérni a linkek megjelenítésére, egyszerűen csak beszúrom, ha valami jót találok, hogy bővebben itt és itt lehet megnézni. Még tanulnom kell a blogger etikettet.
    Akármikor linkelhetsz, hálás vagyok érte, hogy egy számomra is jónak tartott blogoldalon, mint a "Kincsesfüzet" megjelenítesz.
    Üdv.: Heva

    VálaszTörlés
  3. Nos, én hol kérek engedélyt, hol nem - szerintem ha van korrekt forrásmegjelölés, nem kell engedélyt kérni, úgyhogy te sem csinálod rosszul. :) Csak gondoltam, mivel veled szoktam egy-egy kommentet váltani, szólok erről is - különben csak úgy vinném. :)

    VálaszTörlés
  4. Vidd mindig úgy, használd szeretettel:)

    VálaszTörlés

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...